1.
Pekeliling ini bertujuan untuk:
(i)
memaklumkan pindaan Perintah-Perintah Am Bab A (Pelantikan dan Kenaikan
Pangkat) 1973; dan
(ii)
menguatkuasakan pemakaian Surat Aku Janji untuk pegawai awam dan kaedah pelaksanaannya.
2.
Dalam Pekeliling ini:
agensi awam
bermaksud kementerian atau jabatan Kerajaan (Persekutuan dan negeri), pihak
berkuasa berkanun (Persekutuan dan negeri) dan pihak berkuasa
tempatan;
ketua jabatan bermaksud pegawai yang mengetuai sesebuah organisasi sama ada di peringkat ibu pejabat, bahagian, cawangan, seksyen atau unit dalam sesebuah agensi awam, iaitu termasuk ketua perkhidmatan atau mana-mana pegawai yang diberi kuasa secara bertulis oleh ketua jabatan di peringkat ibu pejabat untuk menandatangani ruangan ‘Tandatangan Ketua Jabatan’ dalam Surat Aku Janji;
pegawai atau pegawai awam bermaksud seseorang yang
dilantik secara tetap, sementara atau kontrak oleh sesebuah pihak berkuasa
melantik untuk berkhidmat dengan sesebuah agensi awam;
pihak berkuasa
melantik bermaksud pihak yang diberi kuasa mengikut
undang-undang untuk melantik seseorang berkhidmat dengan agensi awam di bawah
bidangkuasa pihak berkuasa melantik berkenaan.
3.
Kerajaan telah memutuskan supaya setiap pegawai awam diwajibkan
menandatangani Surat Aku Janji. Tujuannya ialah untuk menimbulkan kesedaran di
kalangan mereka akan betapa pentingnya melaksanakan tugas dengan setia, jujur,
bertanggungjawab, dedikasi dan profesional. Ini selaras dengan hasrat Kerajaan
melahirkan perkhidmatan awam yang cekap dan berwibawa supaya Malaysia terus maju
dalam suasana yang aman dan harmoni.
4.
Dengan berkuatkuasanya Pekeliling ini semua pegawai dikehendaki menandatangani
dua salinan Surat Aku Janji seperti di Lampiran A. Untuk pegawai bukan
warganegara, mereka boleh menandatangani Surat Aku Janji dalam versi Bahasa
Inggeris seperti di Lampiran B. Satu
salinan Surat Aku Janji tersebut disimpan sama ada oleh pihak berkuasa melantik,
ketua perkhidmatan atau ketua jabatan dalam fail peribadi pegawai untuk tujuan
rekod. Satu salinan lagi untuk simpanan pegawai. Bagi memudahkan pegawai
memahami kandungan Surat Aku Janji ini, mereka boleh merujuk kepada Lampiran C bertajuk ‘Penjelasan
Kepada Surat Aku Janji’.
5.
Untuk menguatkuasakan pemakaian Surat Aku Janji ini kepada pegawai yang
sedang berkhidmat, satu peruntukan khusus akan dimasukkan dalam
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, manakala bagi
pegawai yang dilantik selepas tarikh kuatkuasa, Perintah-Perintah Am Bab A
(Pelantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973 dipinda seperti
berikut:
(i)
Memasukkan selepas Perintah Am 23, peruntukan yang
berikut:
23A. Surat Aku
Janji
“Semua
calon yang dilantik ke perkhidmatan Kerajaan dikehendaki menandatangani Surat
Aku Janji seperti di Lampiran C[1] bahawa mereka akan mematuhi Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, Perintah-Perintah Am, pekeliling,
surat pekeliling, peraturan dan arahan lain yang dikeluarkan oleh Kerajaan dari
semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan mereka dengan Kerajaan”;
dan
6.
Semua pihak berkuasa melantik dikehendaki memasukkan penandatanganan
Surat Aku Janji ini sebagai salah satu syarat pelantikan. Dengan kemasukan
syarat yang baru ini, surat tawaran pelantikan yang digunapakai sebelum ini
hendaklah diubahsuai sewajarnya.
7.
Pelaksanaan Surat Aku Janji ini hendaklah diuruskan seperti
berikut:
(i)
Ketua jabatan boleh mencetak sendiri Surat Aku Janji seperti di Lampiran A atau Lampiran B. Jika perlu Lampiran C (Penjelasan Kepada Surat Aku
Janji) juga boleh dicetak dan dibahagikan kepada setiap pegawai semasa mereka
menandatangani Surat Aku Janji;
(ii)
Ketua jabatan tidak dibenarkan mengubah atau meminda kandungan Surat Aku
Janji ini. Walau bagaimanapun bagi pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa
tempatan, penggunaan istilah dan rangkai kata tertentu seperti ‘Perintah Am’,
‘pegawai awam’ dan lain-lain boleh diubahsuai supaya selaras dengan peraturan
yang terpakai dan berkuatkuasa di agensi berkenaan;
(iii)
semua pegawai dikehendaki menandatangani Surat Aku Janji ini di hadapan
ketua jabatan masing-masing. Bagi pegawai yang sedang berkhidmat semasa Surat
Aku Janji ini dikuatkuasakan, mereka dikehendaki menandatanganinya dalam tempoh
3 bulan dari tarikh kuatkuasa, manakala bagi pegawai yang dilantik pada atau
selepas tarikh kuatkuasa, mereka hendaklah menandatanganinya pada tarikh
melaporkan diri bertugas atau dalam tempoh sebulan dari tarikh berkenaan (tarikh
lapor diri bertugas);
(iv)
penandatanganan Surat Aku Janji ini diwajibkan kepada semua pegawai yang
dilantik berkhidmat dengan agensi awam, sama ada pelantikan kali pertama ataupun
pelantikan kali kedua dan seterusnya;
(v)
pegawai yang dilantik secara pinjaman juga dikehendaki menandatangani
Surat Aku Janji. Walau bagaimanapun pegawai perkhidmatan awam Persekutuan /
negeri yang dipinjamkan ke perkhidmatan awam Persekutuan / negeri yang lain
serta pegawai yang dilantik secara pertukaran sementara dan pertukaran tetap
adalah dikecualikan;
(vi)
pegawai kontrak yang dilantik semula dikehendaki menandatangani Surat Aku
Janji yang baru jika kontrak mereka telah terputus melebihi 6
bulan;
(vii)
pegawai yang menandatangani Surat Aku Janji pada tarikh melaporkan diri
bertugas dikehendaki mengembalikannya bersama-sama dengan dokumen pelantikan
yang lain kepada pihak berkuasa melantik. Bagi pegawai dalam Perkhidmatan
Gunasama dan Perkhidmatan Kader yang sedang berkhidmat sebelum dan pada tarikh
kuatkuasa, Surat Aku Janji itu hendaklah diedarkan oleh ketua jabatan kepada
ketua perkhidmatan mereka. Surat Aku Janji bagi pegawai dalam perkhidmatan
tertutup disimpan oleh ketua jabatan masing-masing;
(viii)
tertakluk kepada kesesuaiannya, upacara menandatangani Surat Aku Janji
ini boleh dibuat secara beramai-ramai; dan
(ix)
penandatanganan
Surat Aku Janji ini hendaklah dicatitkan dalam Rekod Perkhidmatan pegawai
seperti berikut:
“Pegawai
telah menandatangani Surat Aku Janji pada ……………”.
CARA MELENGKAPKAN SURAT AKU
JANJI
8.
Surat Aku Janji hendaklah dilengkapkan seperti berikut sebelum
ditandatangani:
(i)
masukkan nama pegawai yang membuat aku janji di ruangan yang disediakan
di baris pertama dengan menggunakan nama seperti dalam Kad
Pengenalan;
(ii)
catitkan nombor Kad Pengenalan baru di ruangan “No. Kad Pengenalan”;
(iii)
masukkan alamat pejabat tempat pegawai bertugas di ruangan “Alamat”;
(iv)
masukkan gelaran jawatan atau nama skim perkhidmatan pegawai di
ruangan “Jawatan”. Contoh:
gelaran jawatan - “Pengetua”; nama skim perkhidmatan - “Pegawai Perkhidmatan
Pendidikan Siswazah Gred DG2”;
(v)
gunakan cap rasmi ‘ketua jabatan’ di ruangan ‘Cap Rasmi
Jabatan’.
9.
Setiap ketua jabatan, terutamanya ketua jabatan di peringkat ibu pejabat,
bertanggungjawab memastikan peruntukan Pekeliling ini dilaksanakan dengan betul,
adil dan saksama dan Surat Aku Janji yang telah ditandatangani oleh pegawai
tidak disalahgunakan. Mereka hendaklah menjelaskan kandungan Surat Aku Janji ini
dan tujuan penguatkuasaannya kepada semua pegawai di bawah tanggungjawab
masing-masing. Setiap tindakan yang ada unsur tatatertib hendaklah diambil
mengikut prosedur, prinsip dan kaedah yang digariskan dalam peraturan tatatertib
yang sedang berkuatkuasa.
10.
Pindaan Perintah-Perintah Am Bab A (Pelantikan dan Kenaikan Pangkat) 1973
seperti di perenggan 5 di atas dan penandatanganan Surat Aku Janji seperti di Lampiran A (atau Lampiran B) dikuatkuasakan mulai 1 Januari 2002.
11.
Pekeliling ini terpakai kepada semua pegawai awam. Oleh itu semua pihak
berkuasa perkhidmatan awam negeri, pihak berkuasa berkanun dan pihak berkuasa
tempatan dinasihatkan supaya menerimapakai Pekeliling ini.
(DATO’ SERI JAMALUDDIN BIN HAJI AHMAD
DAMANHURI)
Ketua Pengarah Perkhidmatan
Awam
Malaysia.
JABATAN PERKHIDMATAN
AWAM
MALAYSIA
KUALA LUMPUR
Tarikh: 20 DISEMBER 2001
Semua
Ketua Setiausaha Kementerian
Semua
Ketua Jabatan Persekutuan
Semua
Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua
Pihak Berkuasa Berkanun
Semua
Pihak Berkuasa Tempatan